确定会议议程时有哪些注意事项

2023-08-06 05:17:00 生活常识 投稿:心吃心

确定会议议程时的注意事项有:确认协调会议相关事项;场地以及材料准备;会议议程多少要适度;会议中基本遵循规则;主次要分清;会议决议事项的跟进等。

确定会议议程时的注意事项有:确认协调会议相关事项;场地以及材料准备;会议议程多少要适度;会议中基本遵循规则;主次要分清;会议决议事项的跟进等。

确定会议议程时有哪些注意事项

1.确认协调会议相关事项

会议时间、会议地点、会议参与人员、会议主题、会议流程等,一定要与倡导者以及主持者沟通确认清楚。特别是会议时间一定要与与会人员先沟通妥善,以免出现临时更改打乱大家的工作计划。

2.场地以及材料准备

开会前 30 分钟基本就要开始准备会议,确认好会议室以及其他结合实际应该提供的设备,如果需要使用到投影,那么电脑以及投影仪请调整好;如果需要纸和笔,请提前备好;如果会议时间过长,请准备好水;如果需要些会议记录等请安排好人员。

3.会议议程多少要适度

一次会议议程既不能安排过多,也不能太少。议程过多,因与会人员的精力和时间所限,可能议得不深不透,从而难以统一思想认识,议而不决,使会议收不到应有的效果,议程太少,会议过于松散,浪费时间。此外,还应考虑到会议的性质、内容、方法、目的和要求的不同。议程应逐项、逐段周密细致地安排,确保不错、不漏、不互相冲突。

4.会议中基本遵循规则

针对具体的事情而讨论,切不可进行人身攻击;针对要讨论的主题考虑问题,不可偏离主题;让每一个与会者都有公平的表达自己想法的权利;如果会议中有违背这些规则的事情发生时主持人一定要及时调整。

5.主次要分清

当会议议程较多时,要注意分清主次轻重缓急。一般情况下,重要的、急需解决的问题,可安排在前面,一般性问题可放在后面。因为会议前期人们的精力比较充沛,议事效率较高,把重要的、急需解决的问题放在前面,便于集中精力研究解决。有时虽然有些议题很重要,但议决的难度较大,可按先易后难的原则,把它放在后面,而先议比较容易解决的问题,以提高议事效率。

6.会议决议事项的跟进

一般一个会议定会有具体的决议内容,我们需要一定要负责跟进这些决议事项,保障会议成果,而且光开会决议而没有具体的实际行动。而且达成一致的会议记录要与会人员签名确认留档。

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